Общие требования к составлению и оформлению документов делопроизводство

Как создать электронный журнал регистрации документов в Excel Правила оформления входящих документов схожи в большинстве компаний. Среди входящих писем нужно выделить те, которые не подлежат регистрации: реклама, информационные материалы для ознакомления, поздравительные письма и телеграммы. Остальным же необходимо присвоить регистрационный номер. Нумерация может быть как валовой, так и дополненной определенными индексами.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 448
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 773

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств РФ за границей. Герб субъекта РФ. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований городов, сельских поселений. Эмблема организации или товарный знак знак обслуживания. Эмблема предприятия — это символическое графическое изображение.

Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую Общие требования к созданию документов;. Общие правила составления и оформления документов Основные требования к оформлению документов по ГОСТ Р Скачайте и Участники процессов делопроизводства для исходящих писем. Требования к оформлению реквизитов управленческих документов ст.) (далее – ГОСТ Р –), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах .. Общие указания выражаются следующим образом​.

Правила оформления документов в делопроизводстве

ГОСТ 6. Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ 6. Требования к составлению и оформлению документов " и ГОСТ 6. Особенно детально эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы [c. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов. Специальные главы посвящены особенностям работы с этими документами. Особое внимание уделено организации совещаний , приёму посетителей, ведению телефонных переговоров , оборудованию рабочих мест. В книге освещаются требования к составлению и оформлению служебных документов и правила работы с ними. Заказать книгу можно по телефону 129-9261. Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел 53. Законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи , требования к защите информации, приданию документам юридической силы и т. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к построению бланка документа, под которым в данном случае понимается чистый лист бумаги, на котором заранее воспроизведено название учреждения-автора фирмы, завода , от имени которого документ издается, излагаются в ГОСТе.

Общие правила составления и оформления документов

Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6.

Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за 2008 год, Кадыров, 00. Бланк документа 15. Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Служебные документы составляются на бланках форматов А4 210х297 и А5 148х210 , реже используется формат А6 105х148.

Для отдельных видов документов допускается применение формата А3 297х420. Состав видов и формы бланков, применяемых в учреждении, утверждаются его руководителем по представлению службы делопроизводства. В учреждениях применяются следующие бланки: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - продольный и угловой. При продольном расположении реквизитов наименование учреждения размещается вдоль верхнего поля документа приложение 8.

При угловом - у границы левого поля в верхнем углу приложение 10. Наименование и адрес учреждения печатаются на государственном и официальном языках. При продольном расположении реквизитов слева печатаются реквизиты на государственном языке, справа - на официальном языке. При угловом расположении сначала печатаются реквизиты на государственном языке, ниже - на официальном языке.

При необходимости на бланках допускается печатать реквизиты на иностранном языке. В этом случае порядок языков должен быть следующим: государственный, официальный, иностранный. Употребление государственного и официального языков обязательно. Бланк изготавливается в одну краску, предпочтительно черную, на бумаге белого цвета. При отсутствии бланков на документах проставляется штамп учреждения.

Бланки с изображением Государственного герба Кыргызской Республики изготавливаются типографским способом по заказам учреждений. Бланки документов подлежат учету. На гербовых бланках на оборотной стороне листа в левом нижнем углу типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим учреждениям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению поручению руководителя учреждения. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков. Печатание и оформление документов 20. В таблицах допускается уменьшение до 10 когда текст не вмещается ; - межстрочный интервал: для формата А4 - одинарный; для формата А5 - точно 14 пт, в таблицах допускается уменьшение до 11 пт когда текст не вмещается ; - первая строка в абзаце с отступом 1,25 см; - выравнивание по ширине и без переносов слов в таблицах выравнивание по необходимости, с переносом слов ; - номера страниц проставляются с правой стороны нижнего колонтитула первая страница не нумеруется.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: левое - 20-35 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм. Для документов, подлежащих длительному хранению, рекомендуется левое поле не менее 35 мм для подшивки и переплета и обеспечения копирования и сканирования текста. Реквизиты документа отделяют друг от друга двойным интервалом. Составные части многострочных реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения", "Гриф согласования", "Отметка о наличии приложения" отделяют друг от друга полуторным интервалом.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 70 мм. Приказ, распоряжение 22. Приказами и распоряжениями оформляются решения организационно-распорядительного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы учреждения. Проекты приказов распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя учреждения, его заместителя либо в инициативном порядке.

Проекты приказов распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов распоряжений осуществляет служба делопроизводства. Проекты приказов распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшего проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, руководителями подразделений, заинтересованных в решении вносимых вопросов, а также руководителем службы делопроизводства и юридической службы.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он с учетом изменений вносится на повторное согласование. Если в процессе согласования возражения по проекту приказа распоряжения не были учтены, они излагаются в справке, которая подписывается руководителем подразделения, внесшего проект приказа распоряжения , и прилагается к проекту.

Проекты приказов распоряжений , представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты приказов распоряжений печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи, при необходимости, со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа распоряжения , обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект, с кем согласован и какие имеются разногласия.

Датой приказа распоряжения является дата его подписания. Приказы распоряжения нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы распоряжения по основной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно. Приказы распоряжения издаются на двух языках - государственном и официальном, допускается печатать оба варианта на одном бланке. Вначале располагается текст на государственном языке, затем на официальном. Копии приказов распоряжений или их размноженные экземпляры заверяют печатью службы делопроизводства и направляют адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

Копия обязательно направляется также исполнителю и в службу делопроизводства. Приказ распоряжение имеет следующие реквизиты: 1 Наименование вида документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Например: Об утверждении Инструкции по делопроизводству Верховного суда Кыргызской Республики Распоряжения заголовка не имеют.

Текст приказа распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей преамбулы и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение".

Если приказ распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом приказываю, которое печатается полужирным шрифтом. Распорядительная часть отделяется от преамбулы двумя межстрочными интервалами. Она должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт подпункт печатается с абзаца и отделяется от предыдущего двумя межстрочными интервалами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ распоряжение изменяет или отменяет другой документ, его отдельные положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка.

Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу... Приказы распоряжения подписывает руководитель учреждения, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу распоряжению визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается. Образец приказа дан в приложении 11. Совместные приказы учреждений печатаются на стандартных листах бумаги формата А4.

При оформлении совместного приказа: - названия учреждений располагаются на одном уровне; - дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; - регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более учреждениями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих учреждений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; - подписи руководителей учреждений располагаются ниже текста на одном уровне.

Порядок подготовки проекта положения правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов ОРД. Текст проекта положения правил, инструкции печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения правил, инструкции отвечает на вопрос "О чем? Констатирующей частью положения правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение данного документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения правил, инструкции может делиться на разделы, подразделы, главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Нумерация глав и пунктов производится арабскими цифрами. Образец оформления положения приведен в приложении 12. При ведении делопроизводства на государственном и официальном языках печатаются два варианта документа, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Протокол 31. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания заседания , представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель председательствующий , секретарь, список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек, и повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствовавших. Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" "Об" , которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из пронумерованных разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается запись "Текст выступления прилагается".

Постановление решение - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления решения. Протоколы могут издаваться в краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В этом случае повестка дня не пишется; список присутствовавших отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Глава 5 Требования к оформлению документов

Размеры изображения: высота — 17 мм, ширина — 12 мм 2 Изображение эмблемы организации или товарного знака знака обслуживания 02 Изображение эмблемы или товарного знака знака обслуживания согласно учредительным документам предприятия положению об организации располагают с левой стороны от его наименования. Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещено изображение Государственного герба Украины. На бланках документов негосударственных предприятий разрешено располагать изображение эмблемы на верхнем поле документа, где на бланках документов государственных предприятий и организаций располагают изображение Государственного герба т. Сокращенное наименование указывают в случае, когда оно официально зафиксировано в уставе предприятия положении об организации. Сокращенное наименование располагают ниже полного отдельной строкой в центре. Стандарт говорит о том, что сокращенное наименование организации приводят в скобках или без них.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

Документирование осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. Юридическая сила - свойство документа, предоставленное действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. В результате документирования деятельности организации создается документ Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать Все официальные документы имеют общие и специальные функции. Общие функции: информационная документ создают для сохранения информации ; социальная документ является социально значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью ; коммуникативная документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами ; культурная документ закрепляет и передает культурные традиции. Специальные функции: управленческая документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели : правовая документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе ; историческая документ - это источник исторических сведений о развитии общества. Сейчас все чаще употребляется термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации. Принципы, положенные в в основу функционирования современного офиса: оперативность быстрая и четкая работа с документами ; современное техническое оснащение компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и другие средства оргтехники ; целесообразность всех делопроизводственных операций; умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным т.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Новые требования к оформлению документов - Елена А. Пономарева

Темы заданий

Она проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Для оформления этого реквизита используется специальный регистрационный штамп приложение 6. Печатается ниже фамилии исполнителя без отступа от левого края документа: Отчет за 2008 год, Кадыров, 00. Бланк документа 15. Документы учреждения должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Служебные документы составляются на бланках форматов А4 210х297 и А5 148х210 , реже используется формат А6 105х148.

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов ст.) (далее – ГОСТ Р –), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах .. Общие указания выражаются следующим образом​. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Демин Юрий Под оформлением документа понимается выполненное в соответствии с установленными правилами Указание на место составления или издания документа (14). Общие требования к оформлению увольнения работника. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от № ст). Данный нормативный акт содержит в.

Голосов: 0 В настоящих методических рекомендациях содержатся программа курса "Делопроизводство и составление юридических документов", темы семинарских занятий, темы и общие указания по выполнению контрольных работ, вопросы к зачету, задачи к курсу, перечни учебной литературы и нормативных правовых источников. Предназначены для студентов дневного и заочного отделений специальности 210100 "Юриспруденция". Приведенный ниже текст получен путем автоматического извлечения из оригинального PDF-документа и предназначен для предварительного просмотра.

Составляем и оформляем документы

Требования к учету, оформлению, ведению и хранению материалов дел о нарушениях законодательства о рекламе Из книги Правовое регулирование рекламы автора Мамонова Е 6. Порядок истребования документов. Выемка документов и предметов Должностное лицо налогового органа, проводящее налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы посредством вручения этому лицу его представителю 5. Общие требования к оформлению увольнения работника Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна 5. Общие требования к оформлению увольнения работника Увольнение работника — один из наиболее ответственных этапов работы лица, ответственного за веление кадрового учета на предприятии. Это обусловлено несколькими причинами. Во-первых, в случае неверного оформления Глава 4.

Основы делопроизводства в учреждении. Требования к оформлению документов

Но работникам кадровых служб приходится составлять приказы по личному составу и по ситуациям, не предусмотренным в унифицированных формах. К ним относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы, телефонограммы. Как и любому сотруднику управленческих структур, работнику службы кадров необходимо знать общие требования к составлению и оформлению служебных документов.

Делопроизводство и составление юридических документов. Методические указани

.

Правила составления и оформления документов

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила оформления документов. Часть 1 (Схема расположения реквизитов)
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 4
  1. jeanhasbdicot

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы допускаете ошибку. Могу это доказать.

  2. pumitop

    Это мне не совсем подходит.

  3. Николай

    Прочитал неделю назад, хотел откомментить, да забыл, а тут такая дискуссия :)

  4. toaverwa

    Очень познавательно. Спасибо.

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных